Tutanak Nedir? Nasıl Tutulur? Tutanak Örneği

Tutanak Nedir? Nasıl Tutulur? Tutanak Örneği; Tutanak örneği arayanlar için yazımızda bunun örneklerini paylaştık. “Tutanak nedir? Nasıl tutulur?” konusu, resmi işlemler göz önünde bulundurulduğundan önemli bir noktadadır. Tutanak; bir olayın, eylemin veya durumu, içinde bulunan veya tespit eden kişiler tarafından kayıt altına almak için hazırlanan belgedir.

Tutanak Nedir?

Kişilerin imzalarıyla oluşturulan tutanak, zabıt olarak da isimlendirilmektedir. Resmi bir belge niteliği taşıyan tutanaklar, hukuki bir değer taşımaktadır. Tutanaklar belirli yöntem ve kurallar çerçevesinde oluşturulmaktadır. Hazırlanan tutanağın içeriğinde kişisel görüşlere, yorumlara yer verilmemektedir. Sade ve açık bir dille yazılan tutanaklar, objektif bir gözle oluşturulmalıdır.

El yazısı, bilgisayar veya daktilo aracılığı ile tutanak oluşturulabilmektedir. El ile hazırlanacak olan tutanaklarda, tükenmez veya dolma kalem kullanılması, temiz bir kağıt tercih edilmesi gerekmektedir. Özel bir belge olan tutanaklar, tüm bu detayları içererek belirli hususlara dikkat ederek oluşturulmalıdır. Yazımızın devamında “Tutanak nedir? Nasıl tutulur?” konusuna detaylı bir şekilde değineceğiz.

Tutanak Nasıl Tutulur?

Tutanaklar, durum tespiti yapmak veya bir durumu kayıt altına almak için tutulabilmektedir. Özellikle trafik kazası gibi durumlarda taraflar tarafından tutanak tutulması gerekmektedir. Bu noktada tutanak yazılırken dikkat edilmesi gereken kurallar bulunmaktadır.

• İlk olarak tutanaklar içerik olarak kısa ve anlaşılır bir şekilde yazılmalıdır. Kişisel düşünceleri içermeyen resmi bil dil kullanılmalıdır.
• Tutanak bir başlık ile başlamalıdır. Başlık tutanağın içeriğini yansıtmalıdır.
• Tutanağın tutulacağı kâğıt temiz olmalı ve sadece tek bir yüzü kullanılmalıdır. Eğer birden fazla sayfa şeklinde oluşturuluyorsa tüm sayfalar 1/2, 2/2 şeklinde numaralandırılmalıdır.
• Birden fazla sayfa şeklinde oluşturulan tutanaklarda taraflar tüm sayfaları imzalamalıdır. Tutanakta en az iki imza bulunmalıdır. Aksi halde oluşturulan belge tutanak olarak nitelendirilmemektedir.
• Aynı zamanda olay anında varsa şahitler de isim soy isimleri ile birlikte tutanağa imza atmalıdır.
• Tutanak üzerinde bulunan imza sayısı kadar çoğaltılmalıdır. Bu durum, şu sayıda çoğaltıldı olarak tutanak içeriğinde belirtilmelidir.
• Tutanakta tüm olaylar gerekli şekillerde detaylandırılmalıdır. Adres, gün, saat, tarih, telefon ve kimlik bilgileri gerekli durumlarda tutanak içerisinde verilmelidir.
• Tutanak el yazısı ile oluşturuluyorsa, okunaklı şekilde yazılması gerekmektedir. Aynı zamanda yazılarda ekleme, çıkarma, silikleşme, kazıntı gibi durumlar olmamalıdır. Yazılacak olan kağıt yanlardan boşluk bırakılarak kullanılmalı, dil bilgisi kurallarına dikkat edilmelidir.
• Tutanaklar aynı kişi ve aynı kalem ile tutulmalıdır.
• Yanlış bir yazım oluşması durumda, yanlış kısmın üzeri tek çizgi ile çizilmelidir. Yanına parantez açılarak kaç kelimenin üzeri çizildiği belirtilmelidir.

Tutanak Çeşitleri Nelerdir?

Tutanaklar çeşitli durumlar için tutulabilmektedir. Durum içindeki kişiler ve varsa şahitler tarafından tutanaklar oluşturulmalıdır. Başlıca tutanak çeşitleri şunlardır:

• Yakalama Tutanağı
• Arama Tutanağı
• Bilgi Alma-Verme Tutanağı
• Olay Tespit Tutanağı
• Teslim Tutanağı
• Yangın Tutanağı
• Kimlik Tespit Tutanağı
• Hastane Rapor Tutanağı
• Bulunmuş Eşya Tutanağı
• İfade Tutanağı
• İşe gelmeme tutanağı
• Hasar tespit tutanağı
• Salıverme tutanağı
• Otopsi Tutanağı
• Üst Arama Tutanağı
• Trafik Kazası Tutanağı gibi farklı birçok türleri bulunmaktadır.

Onlarca farklı çeşit tutanak bulunuyor olsa da hepsi aynı şekilde hazırlanmakta, yapı itibari ile benzerlik göstermektedir.

Tutanak Tutulurken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Tutanak tutulurken belirli başlı dikkat edilmesi gereken kurallar vardır. Önemli belge niteliği taşıyan tutanaklarda dikkat edilmesi gereken noktalar şunlardır:

• Tutanak bir başlık ile başlamalıdır. Başlık bölümü kâğıdın en üst-orta kısmına gelecek şekilde yazılmalıdır. Büyük harfler kullanılarak yazılan başlık, olayın veya durumun içeriğini yansıtacak şekilde olmalıdır. (Örneğin: HASAR TESPİT TUTANAĞI gibi)
• Eğer tutanağın sahip olduğu içerik cümle veya kelime ile ifade edilemiyorsa, yine aynı şekilde büyük harflerle sadece TUTANAK veya TUTANAKTIR yazılması gerekmektedir.
• Tutanak içeriği yeterli detay ve bilgi vermelidir. Olayın başlama-bitme saati, tarihi, yeri, kimlerin olduğu gibi tüm detaylar belirtilmelidir. Bu bahsi geçen durum için oldukça önemli bir detaydır.
• Tutanağın içeriğinde bahsedilen durum veya suçun, kimler tarafından saptandığı mutlaka belirtilmelidir.
• Tutanak durum içerisinde olan kişiler tarafından imzalanmalıdır. Aynı zamanda varsa 2 şahit, eğer yok ise 1 şahit tarafından da aynı şekilde imzalanmalıdır. Tutanak üzerinde adı soyadı bilgileri mutlaka bulunmalıdır.

Sonuç olarak, belirli kurallar çerçevesinde oluşturulan tutanaklar, resmi bir belge niteliği taşımaktadır. Bu noktada oldukça önem arz eden tutanağın oluşturulma ve tutulma aşaması, belirli kurallar ile belirlenmektedir. Özellikle el ile oluşturulan tutanaklarda oldukça dikkatli ve hassas davranılmalıdır. Hukuksal açıdan önemli olan tutanaklar, yazımızda belirttiğimiz detaylar çerçevesinde kolay ve doğru şekilde oluşturulabilmektedir.

Tutanak Örneği

SÖZLÜ MÜRACAAT/ŞİKAYET TUTANAK ÖRNEĞİ

ADI SOYADI :
DOĞUM TARİHİ :
T.C. KİMLİK NO :
DOĞUM YERİ .
GÖREVİ :
ÜNVANI :
SİCİL NO :
DİLEKÇENİN ÖZÜ :

MÜRACAAT/ŞİKAYETİN İÇERİĞİ

İş bu tutanak, ilgililer tarafından okunup, doğruluğu anlaşıldıktan sonra müştereken imza
altına alındı. İzmir …../…../…….

İmza                                                                                                               İmza
(Müracaat/Şikayet Sahibi)                                                            Müracaat/Şikayeti Kabul Eden Amir

Ekler:

ADRES:

Tutanak Örnekleri

Olay Tutanağı Örneği

Olay Tutanağı

31 Temmuz Salı günü 16:29 saatleri arasında personel amirliği görevini yürüttüğüm xxx isimli firmanın personel yemekhanesinde A.H. isimli çalışan Z.T isimli başka bir çalışanı darp ederek kafasını duvara vurmuştur. Bunun sonucunda Z.T adlı çalışan yere düşmüş ve bayılmıştır. Hemen ilk müdahalesi yapılarak sağlık ocağına sevk edilmiştir. Ve ailesi bilgilendirilmiştir. İşbu olay tutanağı tarafımdan olay yerinde tanzim edildikten sonra imza altına alınmıştır.

İmza
İsim
Personel Amiri

Şahitler
İmza

Zimmet Tutanağı Örneği

TESLİM-TESELLÜM BELGESİDİR

……………. Fakültesi/Yüksekokulu/Meslek Yüksekokulu ………………..…………… Bölümü/Programı, …….….. Eğitim-Öğretim yılı ……… yarıyılına ait …….……………….. dersinin ……. adet sınav evrakı ve yoklama listesi kapalı zarf içerisinde ………… tarihinde elden teslim ettim.

TESLİM EDEN                                                                   TESLİM ALAN

Adı, soyadı, unvanı                                                                 Adı, soyadı, unvanı

       (İmza )                                                                                            (İmza)

Teslim Tutanağı Örneği

TESLİM TUTANAĞI

../../23….. Tarihinde ………………………. TC Kimlik Nolu ……………………….  ……………………‘a aşağıdaki araç gereç zimmetlenerek teslim edilmiştir.

Yukarıda teslim edilen araç/gereçlerden  …………… …………………… sorumludur.

Kullanım şartları ve şirketin zimmet kuralları hakkında bilgi verilerek yukarıdaki araç gereçleri teslim aldım .

Tarafıma zimmetlenen araç gerekçeleri uygun şekilde ve çalışma süresince kullanacağımı tahaahüt ederim.

Bu araç/gereçlerin; zarar görmesi veya arızalanması halinde ilgili yerlere bilgi vereceğimi, ‘şirket araç/gereç kullanma talimat ve prosedürlerine’ uygun olarak özenli ve dikkatli şekilde kullanacağımı, şahsi kusurum veya kasti sebeple oluşacak her türlü zararda İş Mevzuatının uygun gördüğü şekilde yapılacak işlemleri ve yaptırımları kabul ettiğimi beyan ederim.

   Teslim Alan               Teslim Eden

Ad Soyad / İmza        Ad Soyad / İmza

Hasar Tespit Tutanağı

Hasar Tespit Tutanağı

03 Eylül Çarşamba günü 13:00/14:00 saatleri arasında şantiye şefi görevini yürüttüğüm xxx isimli firmanın yenievler inşaatında Ahmet Mehmet yönetimindeki dozer geri geri giderken yerde duran fayansların üzerinden geçerek kırmıştır. Hemen müdahale edilerek diğer kolilerin zarar görmesi engellenmiştir. 5 koli fayans kullanılamaz hale gelmiştir. İşbu hasar tutanağı tarafımdan olay yerinde tanzim edildikten sonra görgü şahitleri ali veli ve yusufa boza imzalatılmıştır.

İmza
İsim
Şantiye Şefi

Şahitler
İmza

Tutanak Aynı Gün Mü Tutulur

Tutanak aynı gün tutulması gerekmektedir. Her hangi bir kaza, olay yada durumda sonradan tutanak asla tutulmaz. Olayın meydana geldiği yerde ve şahitler ile beraber tutulması gerekmektedir. Bir kaza olduğunda tutanağı siz tutabileceğiniz gibi olay yerine gelen polis tarafından tutulabilir. Yada işe gelmeyen bir bir işçi için tutanak tutulacaksan şahitlerin yanında telefonla aranarak tutulması gerekmektedir.

Tutanak mutlaka olay meydana geldikten hemen sonra tutulması çok önemlidir. Sonradan tutulan tutanak yasal olarak geçerlilik kazanmayabilir.

Tutanak Arz Ederim Yazılır Mı

Tutanaklarda asla gereğine arz ederim yazılmaz. Genelde dilekçelerde kullanılan gereğine arz ederim sözü tutanaklarda yazılmaz.

Tutanak En Az Kaç İmzalı Olmalı

Tutanak asla tek kişi tarafından tutulamaz. Tutanakta Kimlerin İmzası Olmalı ve Kaç Kişinin İmzası Olmalıdır? Tutanak tutulması için en az iki kişi tarafından imzalanması gerekir. Tek kişinin kendi başına tuttuğu tutanak geçerlilik kazanmaz.

Tutanak En Az Kaç Kişiyle Tutulur

Tutanak tutmak için mutlaka en az 2 kişinin olması ve bu iki kişinin tutanağı imzalaması gerekir. Tutanak tutarken iki kişi şahit olması yeterlidir.

Tutanak Geçerlilik Süresi

Tutulan tutanağın geçerlilik süresi eğer tutanakta belirlenmemişse bunda bir süre sınırı yoktur. Ancak işçi için tutulan tutanakların geçerlilik süresi takvim yılıdır. İşveren tarafından işçiye tutulan tutanak yıl sonu geçerliliğini yitirir.

Başkasına Ait Tapu Nasıl Sorgulanır?

Tutanak Kaç Gün İçerisinde Tutulmalıdır

Tutanak dilekçeden farklı olarak olayın yada kazanın meydana geldiği andan tutulması çok önemlidir. Mesela bir kaza olduğundan olay yerinden hemen tutanak tutulması gerekir. Aynı şekilde işçi için tutulan tutanak şahit ile beraber hemen tutulmalıdır.

Tutanak Resmi Belge yada Evrak Mıdır

Tutanak yasal olarak resmi belge geçerliliği bulunmaktadır. Size tutulan yada sizin tuttuğunuz tutanak resmi belge yerine geçmektedir.

Kuruma İbraz Ne Demek?